Digitalización de documentos: lo que necesitas saber

A la hora de digitalizar una serie de documentos, la primera pregunta que se debe hacer es qué es lo que se pretende conseguir con ello, y si realmente merece la pena la inversión a realizar. Pues bien, para dar respuesta a estas preguntas es preciso analizar exhaustivamente las soluciones existentes en el mercado, y descubrir cuáles son aquellas que pueden cubrir las necesidades de cada caso.

¿Qué ventajas supone digitalizar documentos?

Dentro de la digitalización de documentos y las ventajas que esto supone destaca principalmente el ahorro de costes, por ejemplo al disminuir el precio de elementos de impresión tales como el papel y la tinta, así como el almacenamiento de la documentación física.

Con respecto a los costes intangibles, cabe destacar la agilidad en la búsqueda de documentos, la garantía de conservación de los documentos y la integridad. También el acceso simultáneo y rápido, lo cual supone un ahorro de tiempo y un incremento de la productividad.

Son tantos los beneficios que se obtienen, que es fundamental conocer las soluciones disponibles en el mercado y cuáles son las que realmente aportan dichas ventajas, y, en caso de no encontrar una herramienta apta para nuestro negocio siempre se puede recurrir a empresas especializadas como IECISA, quienes pueden diseñar e implementar soluciones integrales en las que se tienen en cuenta las necesidades actuales y las posibles futuras.

¿Qué hardware necesito para digitalizar?

Para la digitalización de documentos se parte siempre de un documento en papel o un formato digital no estructurado y que puede pasar por distintas fases, según la solución que se esté analizando. Se puede escanear el documento con un escáner que disponga de la tecnología OCR de reconocimiento de caracteres. También es posible conseguir el documento escaneado como imagen y procesar la información que pueda resultar interesante.

Otra opción posible es guardar dicha información en una base de datos, y conseguir un certificado homologado de la misma con validez legal.

Clasificar e indexar, la clave para recuperar la información

Organizar los documentos, clasificarlos e indexarlos para una búsqueda ágil y para poder acceder a cualquier documento o dato guardado es la finalidad del proceso de digitalización.

En lo que respecta al almacenamiento el poder acceder a los datos desde cualquier dispositivo y lugar; la integración con sistemas de gestión externos para volcar los datos correspondientes al documento digitalizado, y contar con sistemas de flujo de trabajo integrados en la misma solución, para modelizar y ejecutar procesos en los que esos documentos se encuentren involucrados deben ser aspectos fundamentales a la hora de elegir un software.

Lo que debe contener una solución para la digitalización de documentos

No obstante, siempre conviene hacerse una serie de preguntas para llegar a la mejor solución en cada caso, por ejemplo, si se tiene un alto nivel de facturas en papel o en formato digital, o si se necesita un sistema de gestión documental para organizar y clasificar los documentos que han sido digitalizados.

Teniendo por delante la respuesta a estas preguntas se podrá concluir si es necesario contar con un software para digitalizar los documentos que solo digitalice documentos en papel, o si también debe entender y guardar la información contenida en estos documentos para tratarla con posterioridad. Hay que tener en cuenta también si los documentos se van a ver implicados en procesos entre los departamentos y las personas que forman parte de ellos.

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