Aprende a utilizar la nube, ¡y le sacarás el máximo partido!

El mantenimiento informático es una tarea que engloba muy diversos aspectos. Entre ellos, prestar asesoramiento y dar consejo a los clientes acerca de las mejoras que pueden realizar en sus sistemas informáticos.

Pues bien, entre las consultas que con mayor frecuencia reciben los profesionales que se dedican a esta labor, se encuentran las relacionadas con la nube. Resulta fundamental que estos sepan cómo se puede crear una estructura organizada y eficiente en la nube.

¿Cómo se debe utilizar la nube para guardar la información?

En primer lugar, en un servidor en la nube no se deben crear más de cuatro niveles. Si existen estructuras de carpetas con más niveles, se dificulta la búsqueda de archivos. Además, se ha podido comprobar que manejar estructuras de más de cuatro niveles es especialmente tedioso.

¡Nada de duplicar archivos que piensas utilizar!

Es básico también no duplicar archivos en ningún caso. Los archivos tienen que permanecer siempre en su sitio, y tan solo se deben duplicar para realizar una copia de seguridad, o si se desea mantener una foto de cómo se encontraba el archivo en un momento concreto.

Los archivos duplicados tan solo tienen que ser aquellos que nunca más se vayan a utilizar. La mejor opción siempre es que la carpeta o el mismo nombre del archivo indiquen sin ningún género de dudas que ese archivo no es de uso corriente.

Sigue el orden de trabajo de tu propia organización

Otra regla a seguir es imitar el orden de trabajo de la organización. Siempre que se disponga de algún tipo de organización dentro de los archivos en papel, este debe determinar la organización de las carpetas. En caso contrario, la estructura debe seguir en la medida de lo posible el orden de trabajo, y los archivos que en cada fase se creen.

Conviene también que se distingan los archivos de uso inmediato de los antiguos. A la hora de organizar las carpetas se debe diferenciar cuáles son los archivos que se utilizarán próximamente, y cuáles no. Lo más fácil es crear subcarpetas de almacenamiento que contengan esos archivos que no se prevea utilizar en el futuro.

¡Ten claro siempre quién utiliza la nube!

Resulta trascendental determinar quiénes son las personas que pueden acceder a las carpetas. En las empresas, no todo el mundo puede acceder a todos los archivos y carpetas, en primer lugar porque esto no es necesario.

Pero tampoco resulta interesante. Una organización que se precie necesita contar con determinadas parcelas privadas y otras compartidas. Hay que tener en cuenta el trabajo que realiza cada persona que puede acceder al sistema.

Además, compartir los archivos no supone una absoluta libertad para acceder a estos y a las carpetas. Es preciso definir una estructura centralizada coherente, por ejemplo determinando quiénes son las personas que pueden acceder a la información.

Las tres maneras de organizar los datos

Finalmente, los profesionales recomiendan tres formas de organizar la información: según los departamentos o subdivisiones de la empresa o del grupo de trabajo, en función del flujo de trabajo del grupo, y por el acceso de los clientes o usuarios.

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